Den 21. marts 2022 fik Danmark en ny Digital Post-platform.

Det betyder at al Offentlig Digital Post dels bliver transporteret via en ny teknisk platform og dels at selve dataformatet er blev ændret. Og de visningsklienter som vi læser og skriver Digital Post i er blev opdateret til at vise det nye format.

Det nye dataformat for Digital Post hedder Meddelelsesmodel, forkortet MeMo.

MeMo tilbyder et væld af faciliteter som man som afsender kan trække på for at opnå forskellige fordele.

Som afsender kan man vælge at sende Digital Post, som altså er i MeMo-format, helt simpelt, hvor man altså ikke udnytter de mange faciliteter. Så her er det stort set bare afsender, modtager, overskrift og en kropstekst.

Man kan også vælge at sende den Digitale Post hvor man udnytter nogle af faciliteterne, altså udfylder mere end det helt basale. Gør man det er det selvfølgelig for at kunne opnå nogle fordele.

Fordelene man kan opnå ved at benytte Digital Posts nye faciliteter kan have forskelligt fokus. Nogle af de mest oplagte typer af fordele er:

• Afsenderen ønsker at sikre at modtageren forstår indholdet bedre.
• Afsenderen ønsker at sikre at modtageren handler eller reagerer som ønsket.
• Afsenderen ønsker at hjælpe en samarbejdspartner der skrives med, med at sagsbehandle mere effektivt.
• Afsenderen ønsker at eventuelle svar på den sendte post kommer effektivt ind til et passende system eller en bestemt ”postkasse” – for at effektivisere på egen sagsbehandling.

Her nedenfor er nogle eksempler på faciliteter i MeMo som man kan vælge at benytte for at at opnå den slags fordele.

1 Typen: Afsenderen ønsker at sikre at modtageren handler eller reagerer som ønsket.

1.1 Eksempel: Sende fremhævede dybe links til modtageren

Når man sender en Digital post, så har den en brødtekst. I denne kan man skrive links.

Links kan være til en selvbetjeningslønsing, det kunne f.eks. være til en webløsning hvor man kan melde sit barn til pasningstilbud.

Man kan så vælge at supplere dette med at sætte de samme links ind i noget der kaldes Handlinger (Actions) i MeMo. Gør man det, så fremhæves disse links et tydeligt sted i visningsklienten (e-boks, borger.dk, virk.dk, mit.dk).

Og grunden til at afsenderen ønsker at benytte denne fremhævelses-facilitet vil være, at det øger sandsynlighed for at modtageren klikker på det.

1.2 Eksempel: Kalender-information til modtageren

Lad os sige, at vi sender en Digital Post til en borger, hvor vi skriver: "Jeg bekræfter hermed at vi har en aftale 1/9-2023 10:00 til 12:00 i mødelokale 27 på Rådhuset."

Man kan vælge at medsende struktureret kalender-information til modtageren. Altså med en mødeoverskrift, et tidspunkt og et sted. Og fordi det er struktureret, så bliver kalenderinformationen fremhævet i  visningsklienten (e-boks og de andre), og ved klik på et link kan modtageren hente informationen ind i sin lokale kalender. Ligesom det kendes fra eksempelvis Airbnb eller hotels.com.

Afsenderens formål med at medsende den strukturerede kalenderinformation vil være, at det øger sandsynligheden for at modtageren møder op til tiden og rette sted.

2 Typen: Afsenderen ønsker at sikre at modtageren forstår indholdet bedre.

2.1 Eksempel: Tilpasse afsender-organisationsnavn

Når man sender Digital Post til en modtager, så står der et afsender-organisationsnavn på denne post. Og modtageren kan se dette navn.

Hvis afsenderorganisationen er stor, f.eks. Region Midtjylland, så kan det virke forvirrende for modtageren, når hun modtager en post fra "Region Midjylland". De fleste kommunikerer jo med en organisationsenhed der ikke har et så overordnet navn. Det kunne være at borgeren ventede på post fra Røntgenafdelingen på Regionshospitalet Randers.

Man kan vælge som afsender at sørge for at skrive et "ansvarlig afsender-enhed"-navn på en post, og så vil det være dét navn modtageren ser. "Du har fået ny Digital Post fra Røntgenafdelingen på Regionshospitalet Randers" frem for "Region midtjylland".

Det afsenderen opnår er at modtageren får klar information. Mindre forvirring.

3 Typen: Afsenderen ønsker at hjælpe en samarbejdspartner der skrives med, med at sagsbehandle mere effektivt.

3.1 Eksempel: KLE-opmærkning

Som udgangspunkt er en Digital Post stort set som en e-mail. Afsender, modtager, kropstekst.

Når vi sender Digital post til en anden organisation, altså en nabokommune eller en anden offentlig myndighed, så dukker posten som udgangspunkt bare op hos modtageren sammen med alt muligt andet post. Og nu skal modtager-organisationen finde ud af hvor posten skal hen. Skal den til Teknik- og Miljø-forvaltningen eller til Børne- og unge-forvaltningen? Og når den post vi sender er helt basal, så er nogen nødt til at læse på posten for at sortere.

Der er mulighed for at sende eksempelvis et KLE-nummer med i den Digitale post - i et felt reserveret til netop KLE-nummeret.

Det gør, at modtager-organisationen i sit Digital Post-håndteringssystem kan lave en regel baseret på KLE-nummer.

Hvis KLE starter med 17 - Send til Børne- og ungeforvaltningen.

Hvis KLE starter med 05 - send til Teknik- og miljøforvaltningen.

Det vi opnår, som afsender, er at vi hjælper modtager-organisationen med at sortere. Posten kommer hurtigere frem til rette vedkommende, og dermed får vi også hurtigere svar fra rette vedkommende.

3.2 Eksempel: Opmærkning omkring afsender-sagsbehandler

Når vi sender Digital Post kan vi vælge at medsende information om hvem sagsbehandleren der sendte posten er. Det kan være et navn, det kan være telefonnumer eller andet.

Når vi nu sender en Digital Post til nabokommunen, så har modtageren, altså sagsbehandleren i nabokommunen mulighed for at se denne information.  Så nu ved sagsbehandleren i modtager-myndigheden præcist hvem han kan henvende sig til hos afsenderen for at kunne tale om det som posten handler om.

Det vi her opnår er at smidiggøre samarbejde med den myndighed vi har skrevet til. Visse ting kræver at man kontakter hinanden på telefonen.

4 Typen: Afsenderen ønsker at eventuelle svar på den sendte post kommer effektivt ind til et passende system eller en bestemt ”postkasse” – for at effektivisere på egen sagsbehandling.

4.1 Eksempel: ReturData med egen SagsID

Når vi sender Digital Post kan vi vælge at udfylde returdata, eksempelvis med en unik ID på den ESDH-sag posten hører sammen med hos os der sender posten.

Returdata er specielle i Digital Post fordi vi får returdata tilbage igen når vi får svar på posten vi sendte.

Så hvis vi har skrevet at ESDH-sagens ID er 97201 på den udgående post, så vil vi se på det svar vi får tilbage, at ESDH-sagens ID er 97201.

Og det gør så at vores eget Digital Post-håndteringssystem kan skrive svaret direkte ind i ESDH-systemet på samme sag som vi skrev ud fra.

Effekten vil her være, at svar på udgående post havner med meget stor sikkerhed på det helt rette sted. Og at det sker meget hurtigt.

Læs mere

Jeg har skrevet en række opslag om brugen af MeMo:

Introduktion til Næste generation Digital Post

NgDP MeMO - adressering med AttentionData og ContactPoint

NgDP MeMO - rige returdata med ReplyData sikrer at svar kommer det rigtige sted hen

NgDP MeMO - afsenderoplysninger med AttentionData og ContactPoint

Og så findes der officiel dokumentation som findes på digitaliser.dk:

Vejledninger og specielt denne som er en under-side: MeMo v1.1